L’un des freins à l’externalisation des tâches administratives, est la confidentialité. Beaucoup hésitent en effet à adresser des dictées ou des documents contenant des informations liées au secret professionnel.
Cependant, tout comme votre secrétaire salariée, une secrétaire à distance est tenue de vous garantir la confidentialité de vos dossiers et des missions confiées. Si elle peut indiquer votre nom en tant que client (afin de présenter la valeur de ses prestations), elle ne peut en aucun cas dévoiler le contenu du travail effectué pour vous. De plus, si vous ne souhaitez pas que votre nom apparaisse, il suffit de le lui indiquer.
Alors comment vous garantir cette confidentialité ?
Là encore, le choix d’une secrétaire expérimentée prime. En étudiant les références de votre secrétaire à distance, vous pourrez aisément évaluer ses connaissances en la matière. A-t-elle déjà travailler pour ou au sein d’une société où la discrétion et le secret professionnel étaient de rigueur ? Si oui, combien de temps et avec quelle satisfaction pour ses employeurs ou ses clients ?
Une fois la confiance instaurée, vous pouvez également vous prémunir de toute perte lors des transferts par courrier électronique en mettant en place un extranet sécurisé sur lequel elle pourra venir chercher vos dossiers sensibles et déposer ses travaux. Cette solution, bien que facultative, peut répondre à certains besoins particuliers et est simple à mettre en place. Certains échanges peuvent également se faire sous pli postal confidentiel.